À l’heure où les documents sensibles se dématérialisent, leur stockage et leur protection soulèvent des questions légitimes. Mycecurity se présente comme un espace numérique sécurisé, mais son fonctionnement, ses usages et ses garanties restent parfois mal compris. À quoi sert réellement ce service et comment l’utiliser sans erreur ? Cet article vous aide à comprendre ses principales fonctionnalités, ses avantages et les précautions à connaître.
Qu’est-ce que Mycecurity exactement ?
Mycecurity, également présenté sous le nom MyCecurity.com, est un service de coffre-fort numérique destiné principalement à la conservation sécurisée de documents personnels et professionnels. Il est édité par Cecurity.com, une entreprise spécialisée dans l’archivage électronique, la dématérialisation documentaire et les services de confiance numérique.
La plateforme est notamment connue des salariés qui y reçoivent leurs bulletins de paie dématérialisés. Lorsqu’un employeur utilise une solution compatible, les documents peuvent être déposés directement dans l’espace personnel du salarié, qui les retrouve ensuite depuis son compte Mycecurity.
Il ne s’agit donc pas simplement d’un espace de stockage comparable à un dossier enregistré sur un ordinateur ou à un service cloud classique. Mycecurity est conçu pour assurer la conservation de documents importants en préservant notamment leur confidentialité, leur intégrité et leur traçabilité.
Depuis décembre 2018, MyCecurity.com est présenté par son éditeur comme un service de coffre-fort numérique au sens du Code des postes et des communications électroniques.
Parmi les documents susceptibles d’y être conservés figurent notamment :
- les bulletins de salaire ;
- certains documents RH ;
- des attestations ;
- des justificatifs administratifs ;
- des documents personnels ajoutés par l’utilisateur lorsque cette fonctionnalité est disponible.
Le service est particulièrement utile pour conserver pendant de nombreuses années des documents dont la perte pourrait compliquer certaines démarches administratives.
Comment fonctionne la solution Mycecurity ?
Le fonctionnement de Mycecurity repose sur un espace personnel associé à chaque utilisateur.
Dans le cas le plus courant, un employeur décide de dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés. Ceux-ci reçoivent alors les informations nécessaires pour activer leur coffre-fort ou réaliser leur première connexion.
Une fois le compte activé, les nouveaux documents peuvent être déposés automatiquement dans l’espace correspondant. Le salarié n’a donc pas besoin de télécharger manuellement son bulletin depuis le logiciel interne de son entreprise puis de l’archiver lui-même.
Le fonctionnement peut être résumé en plusieurs étapes :
- l’employeur ou l’organisme utilise le service de dématérialisation ;
- un coffre-fort personnel est associé au salarié ;
- le salarié active son accès en suivant les instructions reçues ;
- les documents sont déposés dans son espace sécurisé ;
- il peut les consulter ou les télécharger ultérieurement.
L’accès s’effectue depuis le portail MyCecurity.com à l’aide des identifiants associés au compte.
Que se passe-t-il en cas de changement d’employeur ?
L’un des intérêts d’un coffre-fort numérique personnel est précisément de ne pas faire dépendre la conservation des documents du système informatique de l’employeur.
Un ancien salarié peut ainsi continuer à avoir besoin de ses bulletins plusieurs années après son départ, par exemple pour préparer un dossier de retraite, justifier ses revenus ou effectuer une démarche administrative.
Cecurity.com indique que les bulletins déposés dans Mycecurity peuvent être conservés pendant une très longue durée, jusqu’à 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du titulaire, selon les conditions applicables au service.
Cette conservation prolongée constitue une différence importante avec certains espaces RH internes, dont l’accès peut disparaître rapidement après la fin du contrat de travail.
Quels services de cybersécurité propose Mycecurity ?
Le terme « cybersécurité » doit être utilisé avec précision dans le cas de Mycecurity.
La plateforme n’est pas principalement un service de cybersécurité proposant des audits, des tests d’intrusion, un antivirus ou une surveillance des systèmes informatiques des particuliers. Sa fonction principale est la protection, l’archivage et la conservation sécurisée de documents numériques.
Ses mécanismes de sécurité servent donc avant tout à protéger les données confiées au coffre-fort.
La confidentialité des documents
Les documents enregistrés dans un coffre-fort numérique peuvent contenir de nombreuses informations sensibles : salaire, adresse, identité, numéro de sécurité sociale ou données relatives à l’employeur.
Mycecurity est conçu pour limiter leur accès aux utilisateurs autorisés. L’objectif est d’éviter qu’un document confidentiel soit accessible publiquement ou consultable sans authentification.
Les infrastructures liées à Mycecurity sont par ailleurs annoncées comme étant hébergées sur des serveurs situés en France.
La conservation de l’intégrité des fichiers
Un coffre-fort numérique ne sert pas uniquement à conserver une copie d’un document. Il doit également permettre de s’assurer que le fichier archivé n’a pas été modifié de manière non autorisée.
Cecurity.com s’appuie pour cela sur un système d’archivage électronique conçu pour garantir notamment :
- l’intégrité ;
- la traçabilité ;
- la pérennité ;
- la confidentialité des documents.
Ces caractéristiques sont particulièrement importantes pour des pièces qui devront éventuellement être produites plusieurs années plus tard.
La traçabilité
La traçabilité permet de conserver des informations sur les opérations réalisées autour d’un document ou du système d’archivage.
Elle participe à la fiabilité du processus et permet notamment de démontrer que le document a été conservé selon des procédures définies.
Le chiffrement et la sécurisation du stockage
Mycecurity est présenté comme un service de coffre-fort numérique chiffré destiné à la conservation confidentielle de documents.
Le chiffrement participe à la protection des informations, mais l’utilisateur conserve également une responsabilité importante. Un mot de passe compromis peut permettre à un tiers d’accéder à un compte malgré la sécurité mise en place autour du stockage.
Il reste donc indispensable d’utiliser un mot de passe unique et suffisamment robuste et de ne jamais transmettre ses codes d’accès par e-mail ou par téléphone.
À qui s’adresse Mycecurity ?
Mycecurity concerne principalement les salariés dont l’employeur a choisi de dématérialiser certains documents RH.
Le cas d’usage le plus courant reste la réception des bulletins de paie électroniques.
Les salariés
Pour le salarié, Mycecurity constitue avant tout un espace personnel dans lequel retrouver ses documents sans dépendre d’un classeur papier, d’une boîte e-mail ou du portail RH de l’entreprise.
Cela peut être utile lors de nombreuses démarches :
- constitution d’un dossier de location ;
- demande de crédit ;
- justification de revenus ;
- démarches auprès d’une administration ;
- préparation d’un dossier de retraite ;
- conservation de justificatifs professionnels.
L’utilisateur peut ainsi retrouver un ancien bulletin plusieurs années après sa réception.
Les employeurs
Mycecurity répond également aux besoins des entreprises qui souhaitent dématérialiser la remise des bulletins de paie.
Depuis 2017, un employeur français peut remettre les bulletins sous forme électronique sans devoir recueillir au préalable l’accord individuel de chaque salarié, sous réserve de respecter les règles applicables, notamment concernant l’information des salariés et leur possibilité de s’y opposer.
La solution permet alors d’automatiser la mise à disposition des documents tout en proposant un espace d’archivage individuel.
Les professionnels de la paie et des ressources humaines
Les cabinets, services RH et professionnels utilisant les solutions de dématérialisation de Cecurity.com peuvent également intégrer Mycecurity dans leur organisation documentaire.
L’objectif consiste à éviter l’envoi non sécurisé de documents sensibles par des moyens inadaptés et à disposer d’un système organisé pour leur remise et leur conservation.
Quels sont les avantages de Mycecurity ?
Le premier avantage de Mycecurity est la centralisation des documents importants.
Un bulletin de paie reçu uniquement sous forme papier peut facilement être perdu lors d’un déménagement. Un document conservé uniquement dans une messagerie peut également devenir inaccessible après la fermeture d’une adresse professionnelle.
Avec un coffre-fort numérique, les documents sont regroupés dans un espace spécialement conçu pour leur conservation.
Une conservation de longue durée
Certains documents professionnels doivent être conservés pendant de nombreuses années. Les bulletins de salaire, en particulier, peuvent être utiles jusqu’au calcul des droits à la retraite.
Mycecurity permet précisément de répondre à cette problématique avec une conservation longue durée.
Cela évite de dépendre exclusivement d’un ordinateur personnel, d’une clé USB ou d’un disque dur pouvant tomber en panne.
Un accès à distance
L’utilisateur peut accéder à ses documents depuis un appareil compatible disposant d’une connexion à Internet.
Cette disponibilité est utile lorsqu’un justificatif doit être retrouvé rapidement sans disposer de ses archives papier.
Une meilleure organisation
Le coffre-fort facilite également le classement et la recherche des documents.
Au lieu de conserver plusieurs années de bulletins de paie dans différentes boîtes de réception ou différents dossiers, l’utilisateur dispose d’un espace centralisé.
Une protection adaptée aux documents sensibles
Mycecurity repose sur des mécanismes destinés à préserver l’intégrité et la confidentialité des fichiers.
L’éditeur indique notamment que son système d’archivage électronique répond à la norme NF Z42-013, une référence française concernant la conception et l’exploitation des systèmes destinés à la conservation de documents électroniques.
Il faut néanmoins distinguer la sécurité du système de celle du compte utilisateur. Même une infrastructure sécurisée ne protège pas totalement un compte dont le mot de passe est faible, réutilisé ou communiqué à un tiers.
Une continuité après le départ de l’entreprise
Un autre avantage important concerne l’indépendance du coffre-fort vis-à-vis de la relation de travail.
Contrairement à un portail RH auquel l’accès peut être coupé après le départ d’un salarié, Mycecurity a vocation à permettre au titulaire de conserver ses archives personnelles sur une durée prolongée.
Cette caractéristique est particulièrement utile lorsqu’un ancien bulletin de salaire doit être produit plusieurs années après avoir quitté l’entreprise concernée.
Pourquoi choisir Mycecurity pour sa sécurité numérique ?
Mycecurity peut être pertinent lorsqu’un particulier ou une entreprise recherche avant tout une solution destinée à la conservation sécurisée de documents sensibles.
Son principal intérêt réside dans sa spécialisation. Un coffre-fort numérique n’a pas exactement le même objectif qu’un service généraliste de stockage en ligne.
Un cloud classique est particulièrement pratique pour travailler sur des fichiers, les synchroniser entre plusieurs appareils ou les partager avec d’autres personnes. Un coffre-fort numérique est davantage orienté vers la conservation durable de documents importants et la préservation de leur intégrité.
| Besoin | Coffre-fort Mycecurity | Stockage cloud classique |
|---|---|---|
| Conserver des bulletins de paie | Oui, usage principal | Possible |
| Archivage longue durée | Conçu pour cet usage | Variable selon le service |
| Préservation de l’intégrité | Fonction centrale | Pas toujours l’objectif principal |
| Travail collaboratif sur des fichiers | Usage limité | Généralement très développé |
| Documents RH sensibles | Solution adaptée | Dépend de la configuration |
| Conservation après départ de l’entreprise | Prévue dans le fonctionnement du coffre | Pas toujours garantie |
Il ne faut toutefois pas présenter Mycecurity comme une protection globale contre toutes les menaces numériques. Le service protège avant tout les documents qui lui sont confiés. Il ne remplace ni un antivirus, ni les mises à jour d’un appareil, ni les bonnes pratiques contre le phishing.
L’utilisateur doit notamment toujours accéder au service depuis le portail officiel, rester vigilant face aux faux messages de connexion et éviter de communiquer ses identifiants.
Un e-mail prétendant provenir de Mycecurity et demandant directement un mot de passe ou invitant à télécharger un logiciel inhabituel doit par exemple susciter la prudence.
En cas de problème d’accès, Cecurity.com propose une FAQ et un support dédié à Mycecurity. Il est préférable d’utiliser ces canaux officiels plutôt que les coordonnées trouvées dans un message inattendu.
En définitive, Mycecurity est essentiellement un coffre-fort numérique sécurisé spécialisé dans la conservation de documents, notamment les bulletins de paie dématérialisés. Son intérêt repose sur la centralisation, la conservation de longue durée et la protection de pièces qui peuvent rester importantes pendant plusieurs décennies. Pour en tirer pleinement parti, il reste indispensable de sécuriser correctement son compte et de considérer le coffre-fort comme une composante de sa sécurité numérique, et non comme une solution couvrant à elle seule l’ensemble des risques informatiques.
